Фотосъемка произведений искусства в реставрационной мастерской - обязательный элемент рабочего процесса. Её основная задача - визуальный отчет о состоянии памятника на всех этапах реставрационных работ.  Еще до начала реставрации фотограф должен зафиксировать состояние памятника. Обязательна съемка общего вида, оборотной стороны и всех проблемных участков поверхности. Съемка объекта до реставрации, в процессе и после завершения реставрационных работ производится с одной и той же точки, в одном и том же ракурсе и масштабе. В кадр обязательно помещается цветометрическая и тональная шкала, а также масштабная линейка, чтобы в дальнейшем при рассмотрении мелких деталей, иметь представление о размерах повреждений. Изображение - максимально четкое, на нем должны быть хорошо видны все даже мельчайшие разрушения, повреждения и другие дефекты.

До 1996 года фотосъемка музейных экспонатов, находящихся на реставрации, осуществлялась в Русском музее штатными фотографами музейной фотолаборатории. Они не входили в структуру Отдела реставрации.

Порядок фотосъемки был следующий - прежде всего, реставратор делал письменную «Заявку на фотографирование» на специальном бланке фотолаборатории, где указывал автора и название произведения, инвентарный номер, а также необходимое количество фрагментов съемки и количество отпечатков. Затем, звонил в фотолабораторию и договаривался с фотографом, отвечающим за конкретную реставрационную мастерскую, о дате и времени съемки. Съемка проходила по месту реставрации экспоната. Через некоторое время (около 7-10 дней) фотограф передавал фотоотпечатки реставратору. Это были черно-белые фотографии размером 18 х 24 см. «Журнал фотосъемки» хранился в фотолаборатории и являлся регистрационным документом, по учету количества негативов и фотоотпечатков, которые были израсходованы. На основании этих записей фотоматериалы списывались с баланса фотолаборатории. Негативы хранились в «фототеке» - в специальном архиве фотолаборатории. Реставраторы не делали каких-либо записей в «Журнале фотосъемки».

Оперативное фотографирование начала демонтажа элементов Амвона 1533 года из Новгородского Софийского Собора. 2014 г.

В соответствии с музейной «Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях СССР (Приказ No. 290 от 17 июля 1985 г.), которая действует до сих пор, определение целесообразности фотографирования определялось реставратором-исполнителем. Вероятно учитывая, что сам процесс профессиональной фотосъемки музейных экспонатов является чрезвычайно трудоемким и сложным делом, авторы инструкции определили, что "фотографироваться должны все ответственные, сложные реставрации". Таким образом, фотографирование работ средней и легкой сложности не стало обязательным условием при выполнении работ по реставрации. 

В 1996 году заведующим Отделом реставрации был назначен Е.С. Солдатенков. Одним из его первых решений – новый порядок фотографирования. В штат отдела были приняты три профессиональных фотографа, между которыми равномерно распределили объем работы. Тот факт, что фотографы стали частью коллектива отдела реставрации и подчинялись непосредственно его руководителю, повысило их ответственность за результаты работы, сократились сроки печати фотографий и значительно улучшилось качество фотосъемки. С этого года учет работы фотографов осуществлялся уже в Отделе реставрации, где стал вестись специальный «Журнал регистрации фотосъемки», который формировался из отчетов фотографов по отснятым произведениям. Записи включали в себя информацию об авторе и названии произведения, его инвентарном номере, фамилии реставратора, количестве негативов и фотоотпечатков. Основная цель ведения Журнала – учет расхода фотоматериалов. По записям в журнале фотографы списывали материалы со своего баланса и готовили персональные отчеты о выполненной работе.

В связи со стремительным развитием цифровых технологий и цифровой фотосъемки к 2004 году возникла проблема приобретения классических фотоматериалов (черно-белой фотобумаги, негативной пленки, реактивов для проявления пленок и печати фотографий). Так совпало, что одновременно с этим, в 2004 году была ликвидирована Государственная комиссия по аттестации реставраторов Минкультуры РФ, которая в значительно мере мотивировала не только съемку произведений, но и печать фотографий т.к. основным условием проведения аттестации было представление соискателем альбомов фотографий по отреставрированным произведениям (особенно, это было важно в отношении произведений средней степени сложности, фотосъемка которых никак не регламентировалась «Инструкцией по учету музейных ценностей.» (1984 г.).

Реставраторы Александр Минин и Наталья Романова обсуждают документацию, которая будет представлена на Аттестационной комиссии МК РФ в Москве. 2015 г.

В начале 2004 года для фотографов срочно были приобретены фотоаппараты нового цифрового формата съемки, которые позволяли осуществлять фотографирование произведений в высоком качестве, не уступавшем обычным профессиональным фотокамерам. Для работы с ними не требовались классические фотопленки и реактивы для их проявления. С этого момента в музее было принято решение отойти от практики обязательной печати фотографий. Было решено хранить файлы изображений на компьютере в специально сформированной базе данных. Для просмотра фотоизображений, в частности, для демонстрации процесса реставрации экспонатов на заседаниях Реставрационной комиссии, стали использоваться компьютерные мониторы и цифровые дисплеи высокого разрешения. Печать фотографий с цифровых файлов, при необходимости, осуществлялась в фотоателье или использовались цветные принтеры с высоким разрешением печати. Был разработан и согласован со всеми реставрационными мастерскими единый формат описания (названия) файлов. А с 2008 года было решено хранить единую базу всех фотографических файлов отдела на сервере, только что организованного, Сектора координации реставрационной деятельности Отдела реставрации (С 2019 года он преобразован в "Отдел координации реставрационной деятельности"). Для защиты от случайного повреждения эта база хранится на независимых друг от друга внешних носителях и ежемесячно копируется.

В 2015 году, в связи с восстановлением работы Аттестационной комиссии Министерства культуры РФ, реставраторы в кратчайшие сроки смогли подготовить сотни фотоальбомов отреставрированных ранее произведений, используя единую базу цифровых фотофайлов Отдела реставрации.  Это стало своеобразным испытанием для системы хранения фотоизображений. Стоит отметить, что система блестяще справилась с задачей. Главное – это быстрота поиска необходимых файлов и высокое качество получаемых фотоотпечатков. В результате, к июлю 2015 года, практически все реставраторы Русского музея были аттестованы Государственной комиссией Министерства культуры РФ. Президиум Аттестационной комиссии специальными Приказами по Министерству культуры РФ утвердил присвоение 29 реставраторам Русского музея высшей категории, 17 реставраторам - первой и 15 - второй.

Было особо отмечено высокое качество представленной документации. В частности, - фотографий, отвечающим самым высоким музейным стандартам.